Menyelamatkan Dokumen Kerajaan

 

Gambar hiasan. Taken from Stripes.com

Ketika berlakunya banjir besar di Pantai Timur khusunya di Kelantan tahun lepas, banyak harta benda yang musnah. Selain dari harta benda, dokumen-dokuman dan rekod yang dimiliki oleh sektor kerajaan dan juga swasta juga rosak akibat bencana alam ini. Dokumen dan rekod ini pula mempunyai kepentingan bukan sahaja kepada organisasi yang mengwujudkan, menguruskan dan menggunakannya, tetapi juga mempunyai kepentingan kepada orang ramai khasnya rekod dan dokumen sektor awam.

Menyedari kepentingan ini, pihak Arkib Negara Malaysia yang menjalankan misi untuk 'menyelamatkan' dokumen dan rekod-rekod awam yang rosak akibat banjir. Saya secara peribadi pernah berjumpa dengan beberapa individu di dalam pasukan 'penyelamat' ini ketika ke Arkib Negara. Saya juga sedang menjalankan kajian PhD saya di dalam bidang pengurusan bencana terhadap rekod dan ketika berlakunya banjir besar tersebut, saya sudah jangka akan ada rekod dan dokumen yang akan rosak akibat banjir. 

Sebenarnya, pasukan dari Arkib ini mempunyai pengalaman yang luas menangani misi menyelamat rekod dan dokumen di organisasi-organisasi lain sebelum ini dan kepakaran mereka tidak diragui. Kaedah mereka menyelamatkan rekod dan dokumen juga amat berkesan sehinggakan rekod yang disangka perlu dimusnahkan akibat rosak terkena air, boleh dipulihkan oleh mereka. 

Dibawah merupakan laporan berita mengenai misi menyelamat rekod dan dokumen oleh Arkib Negara.

http://www.sinarharian.com.my/mobile/nasional/misi-arkib-negara-selamat-dokumen-kerajaan-1.363933
 



Misi arkib negara selamat dokumen kerajaan 

25 Februari 2015

KUALA LUMPUR - Banjir yang melanda beberapa negeri di pantai timur

pada akhir 2014 mengakibatkan banyak kerosakan aset dan

dokumen penting pejabat dan agensi kerajaan termasuk rekod pesakit

di hospital dan klinik. Pemilik harta persendirian terpaksa menghadapi

masa sukar membersihkan premis dan membuang sampah sarap akibat banjir

di samping menyelamatkan saki baki barang yang ada,

sebaliknya agensi kerajaan pula bertindak menggantikan aset-aset

yang rosak kepada yang baru.


Namun bagaimana pula nasib dokumen dan rekod penting yang rosak

ditenggelami air?


Menyedari berlakunya kerosakan besar ke atas dokumen dan
rekod di jabatan kerajaan, sebuah pasukan khas ditubuhkan iaitu

'Pasukan Bantuan Pemulihan Rekod Agensi dan Jabatan (PBPRAJ)’

untuk menjalankan misimenyelamat dan memulihara dokumen dan

rekod milik kerajaan.


Pasukan ini dibahagikan kepada dua kumpulan kecil mengikut
jajahan yang ditugaskan. Ia menjalankan tugas itu mulai 11-17 Jan

melibatkan lawatan ke 22 agensi dan jabatan kerajaan di

tujuh jajahan iaitu Kota Bharu,Tumpat, Pasir Mas, Tanah Merah, Jeli,

Kuala Krai dan Gua Musang.


Ketua Pengarah, Arkib Negara Malaysia (ANM), Azemi Abdul
Aziz memberitahu Bernama, pengurusan dokumen dan rekod kerajaan akibat

bencana adalah satu daripada bidang tugas ANM. ANM memang

mempunyai satu bahagian khas yang menjalankan tugasan ini.

Cuma untuk situasi di Kelantan kemusnahan teramat teruk dan meluas

hingga perlu ditubuhkan pasukan khas untuk melancarkan kerja.


Misi utama pasukan ini ialah mendapatkan dan mengenal pasti
dokumen dan rekod yang boleh diselamatkan. Bagi yang tidak dapat diselamatkan,
penilaian terperinci dilaksanakan sebelum dilaksanakan proses pelupusan.


Selamatkan dokumen sensitif


Menurut Azemi, apa yang paling penting bagi ANM ialah
menyelamatkan dokumen-dokumen yang sensitif dan kritikal. Untuk dokumen yang
terpaksa dimusnahkan, ia perlu dipastikan tidak mengganggu fungsi pejabat yang
memiliki dokumen itu. "Kita bersyukur sebab dokumen yang melibatkan orang
awam di tiga pejabat penting berjaya dipulihara. Jika ia musnah, tiada cara
untuk kita dapatkannya semula kerana satu-satunya salinan dokumen-dokumen ini
tersimpan di pejabat-pejabat yang berkenaan," tambah Azemi. Pejabat-pejabat
yang dimaksudkan ialah Jabatan Pendaftaran Negara (JPN) di Tanah Merah, Pejabat
Pendidikan Daerah Kuala Krai (PPDKK) dan Mahkamah Mejistret Tanah Merah.


Di JPN, fail-fail
dari tahun 1982 merangkumi 10 fail daftar lewat kad pengenalan, 10 fail anak
angkat berjaya dipulihara. Di PPDKK, fail-fail peribadi pelajar dan lebih 1,000
buku kenyataan perkhidmatan berjaya diselamatkan. Manakala di Mahkamah
Mejistret Tanah Merah, catatan mahkamah sejak tahun 1980 telah dipulihara.


Teknik pengeringan


Ketua PBPRAJ, Mohd Nasser Malim menjelaskan beberapa teknik
yang digunakan untuk memulihara dokumen. Dokumen yang dikenalpasti boleh
diselamatkan, dibersihkan melalui tiga proses iaitu pembersihan, pengeringan
dan penyusunan semula. Dalam proses pemulihan, tiga bekas air bersih digunakan.
Bekas pertama untuk membersihkan lumpur tebal. Air yang kotor dibuang dan
diganti air bersih. Proses ini diulang sebanyak tiga kali atau hingga dokumen
dipastikan bersih.


Span lembut digunakan untuk menggosok permukaan yang kotor
dan spatula digunakan untuk membuka dan mengasingkan helaian-helaian kertas. "Kalau
guna jari, kertas boleh koyak. Guna spatula pun kena hati-hati dan banyak
bersabar. Masa menggosok juga kena betul-betul lembut untuk elakkan kertas
koyak," jelas Nasser.


Proses pengeringan dilaksana menggunakan dua teknik. Teknik
pertama ialah menyusun di atas lantai. Teknik ini sesuai digunakan untuk bahan-bahan
berjilid seperti buku.


"Setiap helaian muka surat kami lapik dengan kertas
surat khabar untuk mempercepat proses pengeringan dan mengelak permukaan kertas
daripada melekat. Penggunaan surat khabar amat efisyen kerana ia mudah didapati
dan murah," kata Nasser. Walaupun nampak mudah, teknik ini mendapat
perhatian agensi pemulihara dokumen di Korea yang sudahpun menyatakan keinginan
mempelajari teknik ini dengan ANM