Wednesday, April 01, 2015

Menyelamatkan Dokumen Kerajaan

 
Gambar hiasan. Taken from Stripes.com

Ketika berlakunya banjir besar di Pantai Timur khusunya di Kelantan tahun lepas, banyak harta benda yang musnah. Selain dari harta benda, dokumen-dokuman dan rekod yang dimiliki oleh sektor kerajaan dan juga swasta juga rosak akibat bencana alam ini. Dokumen dan rekod ini pula mempunyai kepentingan bukan sahaja kepada organisasi yang mengwujudkan, menguruskan dan menggunakannya, tetapi juga mempunyai kepentingan kepada orang ramai khasnya rekod dan dokumen sektor awam.

Menyedari kepentingan ini, pihak Arkib Negara Malaysia yang menjalankan misi untuk 'menyelamatkan' dokumen dan rekod-rekod awam yang rosak akibat banjir. Saya secara peribadi pernah berjumpa dengan beberapa individu di dalam pasukan 'penyelamat' ini ketika ke Arkib Negara. Saya juga sedang menjalankan kajian PhD saya di dalam bidang pengurusan bencana terhadap rekod dan ketika berlakunya banjir besar tersebut, saya sudah jangka akan ada rekod dan dokumen yang akan rosak akibat banjir. 

Sebenarnya, pasukan dari Arkib ini mempunyai pengalaman yang luas menangani misi menyelamat rekod dan dokumen di organisasi-organisasi lain sebelum ini dan kepakaran mereka tidak diragui. Kaedah mereka menyelamatkan rekod dan dokumen juga amat berkesan sehinggakan rekod yang disangka perlu dimusnahkan akibat rosak terkena air, boleh dipulihkan oleh mereka. 

Dibawah merupakan laporan berita mengenai misi menyelamat rekod dan dokumen oleh Arkib Negara.



http://www.sinarharian.com.my/mobile/nasional/misi-arkib-negara-selamat-dokumen-kerajaan-1.363933
 


Misi arkib negara selamat dokumen kerajaan
25 Februari 2015
KUALA LUMPUR - Banjir yang melanda beberapa negeri di pantai timur
pada akhir 2014 mengakibatkan banyak kerosakan aset dan
dokumen penting pejabat dan agensi kerajaan termasuk rekod pesakit
di hospital dan klinik. Pemilik harta persendirian terpaksa menghadapi
masa sukar membersihkan premis dan membuang sampah sarap akibat banjir
di samping menyelamatkan saki baki barang yang ada,
sebaliknya agensi kerajaan pula bertindak menggantikan aset-aset
yang rosak kepada yang baru.
Namun bagaimana pula nasib dokumen dan rekod penting yang rosak
ditenggelami air?
Menyedari berlakunya kerosakan besar ke atas dokumen dan rekod di jabatan kerajaan, sebuah pasukan khas ditubuhkan iaitu
'Pasukan Bantuan Pemulihan Rekod Agensi dan Jabatan (PBPRAJ)’
untuk menjalankan misimenyelamat dan memulihara dokumen dan
rekod milik kerajaan.
Pasukan ini dibahagikan kepada dua kumpulan kecil mengikut jajahan yang ditugaskan. Ia menjalankan tugas itu mulai 11-17 Jan
melibatkan lawatan ke 22 agensi dan jabatan kerajaan di
tujuh jajahan iaitu Kota Bharu,Tumpat, Pasir Mas, Tanah Merah, Jeli,
Kuala Krai dan Gua Musang.
Ketua Pengarah, Arkib Negara Malaysia (ANM), Azemi Abdul Aziz memberitahu Bernama, pengurusan dokumen dan rekod kerajaan akibat
bencana adalah satu daripada bidang tugas ANM. ANM memang
mempunyai satu bahagian khas yang menjalankan tugasan ini.
Cuma untuk situasi di Kelantan kemusnahan teramat teruk dan meluas
hingga perlu ditubuhkan pasukan khas untuk melancarkan kerja.
Misi utama pasukan ini ialah mendapatkan dan mengenal pasti dokumen dan rekod yang boleh diselamatkan. Bagi yang tidak dapat diselamatkan, penilaian terperinci dilaksanakan sebelum dilaksanakan proses pelupusan.
Selamatkan dokumen sensitif
Menurut Azemi, apa yang paling penting bagi ANM ialah menyelamatkan dokumen-dokumen yang sensitif dan kritikal. Untuk dokumen yang terpaksa dimusnahkan, ia perlu dipastikan tidak mengganggu fungsi pejabat yang memiliki dokumen itu. "Kita bersyukur sebab dokumen yang melibatkan orang awam di tiga pejabat penting berjaya dipulihara. Jika ia musnah, tiada cara untuk kita dapatkannya semula kerana satu-satunya salinan dokumen-dokumen ini tersimpan di pejabat-pejabat yang berkenaan," tambah Azemi. Pejabat-pejabat yang dimaksudkan ialah Jabatan Pendaftaran Negara (JPN) di Tanah Merah, Pejabat Pendidikan Daerah Kuala Krai (PPDKK) dan Mahkamah Mejistret Tanah Merah.
Di JPN, fail-fail dari tahun 1982 merangkumi 10 fail daftar lewat kad pengenalan, 10 fail anak angkat berjaya dipulihara. Di PPDKK, fail-fail peribadi pelajar dan lebih 1,000 buku kenyataan perkhidmatan berjaya diselamatkan. Manakala di Mahkamah Mejistret Tanah Merah, catatan mahkamah sejak tahun 1980 telah dipulihara.
Teknik pengeringan
Ketua PBPRAJ, Mohd Nasser Malim menjelaskan beberapa teknik yang digunakan untuk memulihara dokumen. Dokumen yang dikenalpasti boleh diselamatkan, dibersihkan melalui tiga proses iaitu pembersihan, pengeringan dan penyusunan semula. Dalam proses pemulihan, tiga bekas air bersih digunakan. Bekas pertama untuk membersihkan lumpur tebal. Air yang kotor dibuang dan diganti air bersih. Proses ini diulang sebanyak tiga kali atau hingga dokumen dipastikan bersih.
Span lembut digunakan untuk menggosok permukaan yang kotor dan spatula digunakan untuk membuka dan mengasingkan helaian-helaian kertas. "Kalau guna jari, kertas boleh koyak. Guna spatula pun kena hati-hati dan banyak bersabar. Masa menggosok juga kena betul-betul lembut untuk elakkan kertas koyak," jelas Nasser.
Proses pengeringan dilaksana menggunakan dua teknik. Teknik pertama ialah menyusun di atas lantai. Teknik ini sesuai digunakan untuk bahan-bahan berjilid seperti buku.
"Setiap helaian muka surat kami lapik dengan kertas surat khabar untuk mempercepat proses pengeringan dan mengelak permukaan kertas daripada melekat. Penggunaan surat khabar amat efisyen kerana ia mudah didapati dan murah," kata Nasser. Walaupun nampak mudah, teknik ini mendapat perhatian agensi pemulihara dokumen di Korea yang sudahpun menyatakan keinginan mempelajari teknik ini dengan ANM

No comments:

Post a comment