Friday, April 10, 2015

Kesedaran Awam Tentang Pengurusan Rekod Masih Rendah - Ahli Akademik

 
image from galleryhip.com

Berita dibawah diambil dari laporan Bernama. Sememangnya benar apa yang dikatakan dimana walaupun banyak organisasi sudah semakin sedar tentang kepentingan pengurusan rekod dan dokumen yang teratur, namun masih lagi ianya berada di tahap yang tidak memuaskan. Saya sudah semestinya bersetuju tentang laporan dibawah kerana saya merupakan salah seorang ahli akademik yang ditemubual. Setakat entri ini ditulis, beberapa news portal telah mengambil berita ini untuk disiarkan termasuk news portal luar negara. Yang penting, mesej di dalam laporan dibawah berjaya disampaikan.


Kesedaran Awam Tentang Pengurusan Rekod Masih Rendah - Ahli Akademik


Oleh Mohd Hisham Abdul Rafar
SHAH ALAM, (Bernama) -- Sebahagian daripada keseluruhan enam juta pembayar cukai di negara ini mungkin sudah mengemukakan dan mengembalikan Borang Penyata Cukai Pendapatan sama ada secara manual yang tarikh akhirnya pada 30 April atau e-Filing Lembaga Hasil Dalam Negeri (LHDN) sebelum 15 Mei ini.

Menurut Akta Cukai Pendapatan 1967, transaksi percukaian yang dilakukan saban tahun ini menghendaki pembayar cukai menyimpan rekod cukai untuk tujuh tahun bagi menentukan kesahihan akaun mereka dan membolehkan perbandingan dilakukan jika perlu.

Yang demikian, sudahkah anda menyimpan segala rekod cukai berkenaan?

Ramai beranggapan bahawa penyimpanan segala rekod berkenaan hanya menyemakkan rumah dan dirasakan tidak berguna. Namun, ada sebilangannya pula berpendapat penyimpanan segala jenis dokumen sangat penting lalu mewujudkan ruangan stor atau kabinet penyimpanan, serta fail-fail khusus.

Berapa ramaikah yang menyedari bahawa resit-resit transaksi pembayaran, sijil kelahiran, perkahwinan dan akademik, geran tanah, surat perjanjian sewa beli rumah dan kenderaan serta polisi insurans jika disimpan dan diurus dengan baik boleh menyelesaikan permasalahan berbangkit di kemudian hari?

PENYIMPANAN REKOD PENTING
Ketua Pusat Pengajian Pengurusan Rekod, Fakulti Pengurusan Maklumat, Universiti Teknologi MARA (UiTM) Kampus Puncak Perdana, Dr Irwan Kamaruddin Abd Kadir berkata rekod bermaksud sebarang catatan yang mengandungi maklumat atau sekumpulan dokumen yang diwujudkan dalam sesuatu urusan.

Mempunyai kaitan antara satu sama lain, dokumen berkenaan diwujudkan secara bersiri dan berterusan.

"Rekod mesti lengkap... tak boleh ada siri atau jilid yang hilang. Sama seperti novel juga jika ada siri yang hilang, sudah tak seronok baca.

"Sama juga dengan rekod. Untuk pastikan rekod mempunyai hilang, jangan ada maklumat yang hilang," katanya kepada Bernama dalam satu temubual di sini.

Bagi agensi atau jabatan kerajaan, Irwan Kamaruddin berkata kepentingan pengurusan rekod yang baik mampu mewujudkan pelbagai nilai seperti sejarah, kajian, maklumat dan pembuktian sama ada kepada negara mahu pun kepada sesebuah institusi.

"Kita perlu klasifikasikan segala maklumat itu dan kemudian barulah kita boleh nampak nilai-nilai yang wujud dalam sesuatu rekod. Kita tak boleh dengan sengaja nak mencipta nilai sejarah. Nilai-nilai ini hanya wujud secara kebetulan pada kitaran sesebuah rekod," katanya.

KEPENTINGAN KEPADA INDIVIDU
Pensyarah kanan di pusat pengajian yang sama, Mohd Nizam Yunus berkata sama ada individu atau agensi kerajaan, pengurusan rekod yang baik mampu menjimatkan masa dan tenaga.

Di dalam hal taksiran penyata cukai pendapatan individu, beliau berkata mereka mungkin berdepan risiko didenda dan dipenjara sekiranya segala resit pembelian seperti buku, alatan sukan dan komputer gagal dibuktikan.

"Tuntutan pengecualian cukai oleh individu memerlukan mereka menguruskan resit dan invois dengan baik supaya jika LHDN ingin menyemak kembali keaslian tuntutan itu, maka individu boleh mengemukakannya pada masa yang dikehendaki.

Menurut seksyen 119A Akta Cukai Pendapatan 1967, seseorang individu boleh didenda RM300 sehingga RM10,000 atau penjara atau kedua-duanya sekali atas kesalahan tidak menyimpan rekod.

"Bayangkan juga jika seseorang itu tidak menguruskan rekod individu mereka secara sempurna, sebagai contoh ketika ingin mendaftarkan anak di sekolah. Dia perlukan sijil kelahiran anak. Jika sijil kelahiran anak hilang, maka dia terpaksa pula ke Jabatan Pendaftaran Negara (JPN) untuk memperoleh salinan. Bukankah itu merumitkan, membazirkan masa dan tenaga?" katanya.

KEPENTINGAN KEPADA AGENSI ATAU JABATAN
Prof Madya Dr Aliza Ismail dari Pusat Pengajian Pengurusan Rekod berpandangan bahawa bagi sesebuah organisasi, pengurusan rekod boleh dijadikan rujukan atau analisa sekiranya sesebuah organisasi itu 'gulung tikar', dijadikan pembuktian di mahkamah jika ada perkara berbangkit serta membantu perjalanan fungsi organisasi.

"Keberkesanan pengurusan rekod adalah rekod yang tepat dapat diperoleh pada masa ia diperlukan," katanya dan menambah kata bahawa pengurusan rekod lazimnya memenuhi tiga matlamat iaitu yang pertamanya untuk memenuhi kehendak operasi sesebuah organisasi, kedua mematuhi undang-undang dan kewangan daripada segi audit dan sebagainya dan ketiga ialah harapan masyarakat, bermakna rekod itu disimpan untuk bahan arkib untuk tujuan penyelidikan di masa hadapan.

Mengambil contoh agensi atau jabatan kerajaan seperti hospital, JPN dan Pejabat Tanah dan Galian, Mohd Nizam berkata tanpa pengurusan rekod yang baik, ia pasti akan menimbulkan kesukaran khususnya kepada rakyat dan mengganggu perjalanan operasi sesuatu agensi.

"Contohnya hospital, individu yang mempunyai alahan ubat tertentu boleh pergi ke mana-mana hospital tanpa perlu mengingati jenis-jenis ubat yang pernah diterima jika rekod perubatannya diuruskan dengan baik oleh pihak hospital dan dapat diakses oleh mana-mana hospital sekali pun," katanya.

KESEDARAN MASIH RENDAH
Irwan Kamaruddin berkata aspek pengurusan rekod perlu diberikan keutamaan dalam setiap bidang memandangkan kesedaran umum terhadap perkara itu ketika ini masih ditahap minimum.

Beliau berkata pengurusan rekod yang bermula di Malaysia pada 1956 telah pun mengalami revolusi daripada kaedah konvensional iaitu proses pengrekodan menerusi sistem fail atau buku kini beralih kepada sistem perisian elektronik.

Namun, Malaysia menggunakan kaedah 'hybrid' yang menggabungkan proses pengurusan rekod secara konvensional dan juga perisian elektronik, katanya.

Dr Aliza berkata peruntukan yang dibelanjakan sesebuah organisasi bagi pengurusan rekod yang baik masih tidak mencukupi memandangkan persepsi umum bahawa pengurusan rekod bukanlah aset yang perlu diberi keutamaan.

"Rekod ini dia tak menjana pendapatan tapi memerlukan perbelanjaan yang agak besar. Tetapi untuk jangka masa panjang, ia mampu menjamin daripada segi kelestarian sesebuah organisasi," katanya.

-- BERNAMA 


http://www.bernama.com/bernama/v8/bm/fe/newsfeatures.php?id=1124867

No comments:

Post a comment