Ancaman Rekod Elektronik

Organisasi masa kini semakin banyak yang menggunakan rekod berbentuk elektronik atau digital, di kalangan IT mereka memanggilnya dengan nama Database, Baru-baru ini saya sempat berjumpa dengan seorang pemilik syarikat yang berkaitan dengan records management software dan dia memberitahu saya bahawa setiap kali melakukan business presentation, dia akan menggunakan terma-terma berlainan kepada mereka-mereka dari latarbelakang yang berlainan jika ingin menerangkan mengenai rekod elektronik. Salah satu terma nya ialah database untuk orang-orang IT. Bagi orang-orang dalam bidang pengurusan rekod, maklumat dalam database biasanya mereka panggil sebagai rekod elektronik. 

Beberapa hari lepas, online news portal di US melaporkan bahawa sistem komputer MedStar, iaitu salah satu dari penyedia perkhidmatan kesihatan di US telah diserang oleh virus yang berbentuk ransomware dimana sistem akan di lock oleh seseorang dan akan di unlock setelah sejumlah bayaran dilakukan kepada pihak yang melakukannya.

Kes ini memperlihatkan bahawa apabila berlaku serangan terhadap rekod elektronik, rekod berbentuk paper-based akan digunakan sementara agar operasi hospital dapat berjalan. Rekod-rekod perubatan elektronik di hospital-hospital MedStar merupakan antara yang paling teruk diserang virus hingga MedStar terpaksa menolak orang yang datang untuk menerima rawatan. Perjalanan operasi MedStar juga berjalan dengan amat lembab sekali.

Kes ini mendapat perhatian dan tindakan dari FBI. Dengan kewujudan ransomware yang ternyata mengambil kesempatan dari kebanjiran rekod-rekod elektronik yang wujud hasil penggunaan teknologi dalam kerja seharian, langkah yang lebih proaktif perlu diambil untuk melindungi rekod elektronik kita dan jangan abaikan rekod paper-based kerana ianya akan berguna kembali apabila rekod elektronik tidak dapat dibuka dan digunakan akibat serangan virus. 

Trend Pencarian Maklumat di Arkib

Arkib negara, tidak kiralah negara mana pun ia terletak, merupakan satu institusi yang menyimpan dan memelihara khazanah bersejarah negara seperti dokumen-dokumen perjanjian, dokumen-dokumen bersejarah, peta-peta lama, surat-surat serta rekod-rekod kerajaan dan yang berkenaan dengan negara tersebut dan juga rekod-rekod yang mereka fikirkan sesuai. Bukan sahaja bahan-bahan arkib ini terdiri dari bahan berbentuk kertas, bahan-bahan non paper based juga disimpan oleh arkib seperti rakaman video dan rakaman audio.

Apabila arkib menyimpan bahan-bahan yang mempunyai nilai sejarah yang tinggi, maka ianya menjadi lokasi para penyelidik dan ahli akademik untuk berkunjung dan menggunakan bahan-bahan arkib ini sebagai rujukan di dalam penyelidikan mereka. Di sini perlunya satu aspek pengurusan bahan arkib yang efektif dan oleh kerana jumlah bahan yang disimpan adalah banyak, mungkin proses pencarian dan mendapatkan bahan memakan masa. Bagaimana pula jika bahan tersebut tergolong dalam subjek yang sering dicari oleh para penyelidik? Adakah bahan yang popular ini juga akan memakan masa yang lama untuk mendapatkannya, alangkah baiknya jika bahan-bahan yang dikategorikan popular ini diletakkan dan diuruskan di suatu lokasi yang mudah dicapai.

Pengetahuan dalam bidang-bidang yang popular yang sering dicari oleh penyelidik dapat membantu pihak arkib menguruskannya dengan lebih efektif dan membantu mempercepatkan tempoh bahan diperolehi oleh penyelidik. Tentu sesuatu arkib ingin mengetahui apakah bahan mereka yang paling popular pada tahun lepas dan pada tahun. Adakah factor tarikh memainkan peranan dalam sesuatu pencarian? Contohnya, adakah penyelidik-penyelidik yang datang dalam bulan Ramadhan ramai yang mencari bahan berkenaan Hari Raya?

-entri ini menggunakan Microsoft browser win 10, tiba-tiba banyak pula auto correct, kadang kala mengarut suggestion auto correct.

Rekod Bantu Cegah Rasuah

Warm down setelah menulis tesis, saya tertarik dengan satu isu berkenaan peranan pengurusan rekod di dalam membantu memerangi korupsi dan penyelewengan. Umum mengetahui bahawa korupsi dan penyelewengan merupakan punca increased living cost. Untuk memerangi korupsi, pengurusan rekod yang efektif diperlukan. Tanpa rekod, sukar untuk membuktikan sesuatu korupsi dan penyelewengan berlaku.

Sukar untuk pihak berkuasa menyiasat penyelewengan dan rasuah jika tiada bukti rekod pembelian, penerimaan, rekod kewangan dan rekod-rekod lain. Sesuatu transaksi mesti dibuktikan. Jika ada pun rekod, tanpa penguatkuasaan pengurusan rekod, rekod boleh dilupuskan sewenang-wenangnya untuk memusnahkan bukti. Polisi, akta, undang-undang berkenaan dengan rekod perlu ada, dan perlu juga dikuatkuasakan. Tanpa penguatkuasaan, tiada gunanya. Rekod akan tetap dimusnahkan apabila wujud salahlaku.

Satu kes salah laku melibatkan politician dari opposition party di luar negara digugurkan kerana pihak mahkamah mendapati bahawa penyiasat mengubahsuai rekod untuk membantu penyiasat mendakwa suspek. Peguambela berjaya membuktikan kesalahan terhadap rekod siaasatan ini dan akhirnya tertuduh dilepaskan. Ini satu bukti bagaimana aspek pengurusan rekod digunakan untuk 'menyelamatkan' tertuduh. Aspek pengurusan rekod juga boleh digunakan untuk mengheret tertuduh masuk ke penjara. 

Menulis

Kerja saya banyak juga terlibat dalam penulisan. Selepas melakukan research, perlu menulis artikel. Sekarang saya dalam proses writing up my thesis. Sana-sini perlu saya enhance chapter saya. Saya menggunakan apps untuk track my daily word count writing. Saya pecahkan mengikut chapter. Buat masa ini saya concentrate on two chapters serentak. Kalau nak diikutkan, memang kesemuanya akan ada enhancement, tetapi otak dan kudrat saya tidak mampu lebih dari dua chapter. Kadang-kadang terfikir juga jika ada software yang boleh 'meletakkan' sesuatu review, piece of opinion, ke dalam kesemua chapter dan disesuaikan dengan chapter terbabit.

Contohnya, jika menulis tentang kepentingan rekod, hampir semua chapter akan mempunyai topik yang sama, tetapi sekarang ini perlu secara manually insert ke lokasi-lokasi yang sesuai di dalam chapter-chapter terbabit. 

Berdasarkan website jeffgoins.myadventures.org, ada disebut tentang how ro be an effective writer. 

As an aspiring writer, you want to get some kind of point across, and that takes intentionality. Here are my suggestions:

1) Read. A lot. My mom used to read the dictionary to me on long car rides, quizzing me on random words, a gift for which I'm incredibly grateful. Words comprise a writer's essential "tool belt"; if you don't build your vocabulary through reading, you greatly limit how you are able to communicate.

2) Brush up on grammar. Get a decent grasp of general English grammar, but I warn you - once you understand the "rules" better, you realize how flexible many of them are. Nonetheless, you have to learn the principles behind them before you just start poetically bending (or breaking) them. There are plenty of great resources online for this type of thing

3) Pre-write. Brainstorm, write rough sketches, draft up lists, do that silly spiderweb brainstorm technique you learned when you were young. Take some time to figure out what you really want to write about. Then develop a structure around it, with a direction of where you want to go. Structure gives you something in which you can exercise your creativity without getting too tangential.

4) Write. I try to do this every day, but sometimes don't succeed. I make it a priority to post on my blog every week day. When I'm not generating new content, I'm pretty much revising and editing for my blog. This helps me avoid writing only when I feel "inspired" (which is a flighty, inconsistent feeling at best). Developing a regular writing discipline is essential to your success as an effective writer.

5) Re-write. Once you write something, you need to review it and have someone else review it. Now, here's the part that I really struggle with. If something stinks, throw it away. You don't, of course, lose the general theme of what you wrote (unless that stinks, too), but this helps you avoid the temptation to salvage a sentence or paragraph that you think has a good ring to it.

Saya setuju juga tentang pendapat di jeffgoins.myadventures.org ini. Saya juga mengamalkan warm up dan warm down ketika menulis. Warm up saya ialah menulis di internet, kadangkala warm down saya ialah menulis di internet, kadang kala both warm up dan warm down saya ialah menulis di internet. My definition of menulis di internet ialah seperti writing a post on my educational forums atau pun di blogs. I have a few blogs which I divided into themes, this blog, nizamyunus.com represents my official view. Ada blog photography, ada blog kisah tahyul dan fiksyen. Sementara educational forums ialah forum-forum kelas saya, pengajaran dan pembelajaran saya meliputi e-learning. 

Yang pasti, saya biasakan diri menulis whether it is in english or BM. This blog uses both because I am trying to emulate how I speak daily, a mixture of english and BM unless when I am speaking to someone who does not understand BM at all. 

Penggunaan apps Writeometer pada saya amat berguna kerana kita boleh track berapa words kita tulis everyday for each chapter dan jika penulisan kita terhenti beberapa hari, akan ada reminder. Kita juga boleh track berapa lama telah kita tidak menulis. Cuma kelemahan apps ini ialah we need to manually enter the writing data itself such as berapa word count, time writing and so on. 

Entri ini saya jadikan 'warm down' session kerana selepas selesai kelas tadi, saya terus menulis dan membaca selama 1 jam. Cabarang paling utama ialah 'gangguan' ketika menulis.

Wish me Luck.

Gerhana Domain

Entri ini ditulis kira-kira setengah jam sebelum pada waktu gerhana matahari. Gerhana penuh matahari yang pernah saya ingat ialah sekitar tahun 80-an, ketika itu saya menetap di Kelana Jaya. Cuaca siang hari bertukar menjadi malam, saya rasa ketika itu saat gerhana yang paling gelap pernah saya alami. Selepas insiden itu, saya tidak ingat samada pernah ianya terjadi segelap itu atau tidak. 

Entri ini sengaja saya tulis untuk menyambut renewal domain nizamyunus.com ini. Kali ini proses renewal kira-kira RM 16 lebih mahal daripada renewal beberapa tahun lepas. Tukaran wang masa kini yang menyaksikan USD lebih tinggi menyebabkan harga sedikit mahal untuk domain. Saya pernah renew ketika USD berada pada tahap yang rendah. Online purchasing saya di eBay juga sudah lama tidak saya lakukan. Hanya tumpu pada online purchasing di local online shopping sahaja. Saya gemar renew dalam tempoh beberapa tahun kerana bagi saya sebagai ahli akademik, mempunyai domain sendiri penting, jika bukan sekarang, dikemudian hari. 

Menurut Vuvan.com, terdapat sepuluh sebab untuk memiliki domain sendiri. Sebab-sebabnya adalah seperti dibawah.

1. Provides you with a memorable URL:  Imagine giving your email address that has youname@yourname.com as the address, quite impressive don’t you think?  If you ever decide to go into business for yourself, you can brand yourself by giving your name as the email address for others to contact you.  Also, friends will always know how to reach you by just typing in your .com name.
2. Competitive Advantage:  You will have an online presence.  Professionally, you can set yourself apart from the others by having your own name or even living resume that is updated with interactivity and pictures for prospective employers.  You can also develop your online portfolio of your career or creative achievements and show examples of your work.  Employers now do searches for candidates to learn more about them, and by owning your own domain and search results on the search engines, you can control what your prospective employers see about you.
3. Search Engine:  Registering your name will get you listed on search engines and when someone does a search for you online, your site/blog etc.  will be shown.  In the future, if you do not show up on search results, you do not exist.  
4. Name Prominence:  If you ever decide to write about a topic you have a passion for or expertise in, by having your personal domain name and website, you may gain  some authority and build upon your personal brand to link the two together, making you an authority figure for the topic.
5. Ownership:  Once you own it, you OWN your name over thousands of others.  Unless you don’t renew, once you take a hold of your name dot com, you decide on how your name will be presented on the world wide web.
6. Take control of your online reputation:  The internet truly connects us with people from around the world and you can control your online reputation by having your name dot com’s content be controlled by you.
7. There are about 7 billion people in the world, so don’t think your name is the only combination out there:  Be the one to take ownership out of the thousands.
8. Personalize yourself on the internet:  Meet new people from around the world, learn how to develop a blog or website and use the site with your name to not only develop your personal brand but also your internet development skills.
9. Develop a Business: Many self emplyed and business owners have registered their name and have sold products, and also established and built a business based on their own personal name domain.
10. If you don’t, the other person with the same name as you has already done so or will soon.  If it is available, do yourself a favor and own your name on the internet.  It is also a perfect gift idea for family and friends.

Jika anda masih belum ada domain sendiri, why not give it a try.

Pengurusan Rekod dan Teknologi Baru

Kerja di pagi Sabtu atau Ahad merupakan sesuatu yang damai dan tenang kerana suasana di tempat kerja tidak terlalu 'pack' dengan manusia, cuma perlu sacrifice masa rehat. Namun bagi saya, rehat boleh diaplikasikan bila-bila masa, tidak semestinya pada pagi weekend sahaja.

Kebiasaannya saya akan datang awal jika diminta bertugas pada hujung minggu, lebih awal dari hari biasa, untuk menikmati ketenangan di ofis, dan seperti biasa, online news portal menjadi pilihan saya untuk melayan isu terkini. 

Saya tertarikh dengan news di bawah yang saya petik dari The Star Online. Sebahagian berita tersebut adalah seperti dibawah.

 

WITH waning interest in science, technology, engineering and mathe­matics (STEM) among schoolchildren, Malaysia may have to turn to foreign workers to help achieve Vision 2020.

Because if the number of science students continue to decline, we won’t have enough engineers, architects, and other science­-related professionals to take the country to the next level, academics and industry experts warn.

A nation can’t be built by arts and business graduates alone, Malaysian Trades Union Congress (MTUC) secretary-general N. Gopal Kishnam cautions. He points to how South Korea and Singapore have overtaken us, and attributes the success to their emphasis on science.

“Fifty years ago, when we first started nation-building, we were on par with the other two countries. Where are they now? We’re still a labour-intensive economy. It’s because our neighbours focused on education.”

With the Asean Economic Com­munity opening the gates to allow free flow of workers between member countries, foreigners will flood the market as employers here start sourcing for skilled labour from outside the country, he predicts.

“I see more skilled workers coming in from the Philippines. The cost is at least 30% cheaper for local companies to hire them. Meanwhile, we aren’t doing enough to stop the brain drain,” he says, adding that close to a million science graduates are currently working abroad.

Robert Walters expects demand for ICT to surge in the next four years as new technologies enter the country.

“Processes are being automated and technology is moving rapidly so we anticipate an increase in demand for the relevant talent,” observes Sally Raj, managing director of the specialist professional recruitment firm in Malaysia.

And failing to produce enough tech-savvy workers will result in us having to import from other countries, she says, agreeing with Gopal.

“I’m not surprised if they’re willing to accept lower pay packets here because of the lack of opportunities in their own countries.”

Apa yang dilaporkan The Star Online ialah tentang kemungkinan isu kekurangan tenaga kerja dari sektor sains, teknologi, kejuruteraan dan matematik. Istilah 'kemungkinan' ini terhasil akibat melihatkan pelajar-pelajar sekolah yang semakin berkurangan untuk mengambil science stream. Di laporan The Star juga ada menyebut bahawa demand for ICT untuk meningkat dalam masa 4 tahun ini akibat teknologi baru yang menyelinap masuk ke negara kita. 

Proses kerja digantikan dari manual ke automasi dan peningkatan permintaan untuk sektor ICT. 

Sebenarnya, bidang pengurusan rekod juga telah bersedia untuk 'cater' segala permintaan ini. Walaupun masih lagi terdapat rekod-rekod berbentuk 'paper-based' dan juga 'audio visual materials', perlu kita sedari bahawa rekod-rekod yang 'born digital' semakin banyak. Prinsip pengurusan rekod yang born digital ini adalah sama namun teknik dan tools adalah berbeza. Di sini, pihak Fakulti Pengurusan Maklumat telah bersedia untuk memberikan industri graduan-graduan yang mampu menguruskan rekod born digital.

Baru-baru ini saya visit student saya yang sedang menjalani latihan industri di sebuah IT company. Company ini merupakan satu company yang menjalankan tugas menjaga keselamatan siber untuk agensi-agensi kerajaan. I learn something new while visiting this company by seeing how serious Malaysia is in protecting their electronic data, websites and portal. Secara tidak langsung, citizen's data juga terpelihara. 

Apa yang menarik ialah peranan student saya di company ini iaitu bertindak sebagai document controller. Company yang menjaga keselamatan rekod elektronik orang lain juga perlu memelihara dan menguruskan rekod-rekod mereka dan inilah peranan student saya.

Company tersebut juga perlu melalui audit setiap tahun dan di sini, student saya berperanan untuk menguruskan dokumen-dokumen yang diperlukan untuk audit. Apa yang beliau belajar ketika di dalam kelas diaplikasikan sepenuhnya ketika di company ini.

Apabila dilaporkan bahawa teknologi baru akan masuk ke negara kita dan akan mengakibatkan proses kerja berubah samada banyak atau sedikit, saya melihat bahawa proses menjaga rekod juga akan berubah, dan perlu ada tenaga kerja yang mahir dalam bidang ini, dan Fakulti Pengurusan Maklumat, UiTM menyediakan kesemua ini melalui pelajar-pelajar dalam bidang pengurusan rekod.  

Pening Kerana Awan? Pengalaman Dengan Cloud

Sengaja saya gelarkan ianya Awan kerana Cloud jika diterjemahkan terus ke Bahasa Malaysia adalah awan. Cloud merupakan storan untuk bahan-bahan digital kita yang tidak disimpan di dalam komputer atau device kita, tetapi di simpan di tempat lain yang lebih selamat. Tempat yang selamat ini ertinya seperti di server-server syarikat-syarikat yang menawarkan perkhidmatan Cloud. Ianya lebih secure kerana terdapat backup di tempat lain jika berlaku malapetaka terhadap server Cloud. Senang cerita, bila kita simpan di Cloud, kita tidak perlu memikirkan masalah berlakunya kerosakan atau kehilangan terhadap data kita.

PC Mag menerangkan tentang cloud seperti dibawah.

"In the simplest terms, cloud computing means storing and accessing data and programs over the Internet instead of your computer's hard drive. The cloud is just a metaphor for the Internet. It goes back to the days of flowcharts and presentations that would represent the gigantic server-farm infrastructure of the Internet as nothing but a puffy, white cumulonimbus cloud, accepting connections and doling out information as it floats." - http://asia.pcmag.com/networking-communications-software-products/2919/feature/what-is-cloud-computing.

Kalau kita beli smartphone, contohnya Samsung atau Apple, kita akan mendapati bahawa terdapat kemudahan untuk menyimpan data kita di Cloud secara percuma contohnya iCloud untuk Apple dan Google Drive untuk Samsung. Malah terdapat juga model Samsung yang memberikan One Drive. Samsung A7 2016 saya mempunyai Google Drive dan One Drive, saya boleh membuat pilihan antara kedua-duanya. Google Photo juga terdapat di Samsung saya. Sebelum ini pun sudah wujud Dropbox. Saya kini telah 'drop' Dropbox dari pilihan saya kerana saya lebih percaya pada Google Drive dan One Drive serta iCloud. Mereka-mereka ini boleh dikatakan sebagai satu aplikasi 'built in' untuk Android, OSX dan juga Windows. 

Oleh kerana kita tidak simpan data-data di local hard drive dalam PC atau memori dalam handphone kita tetapi sebaliknya kita simpan di storan milik orang lain, timbul permasalahan tentang samada kita percaya atau tidak orang lain simpankan data kita. Ia sama juga dengan orang-orang dahulukala yang tidak berapa percaya duit mereka disimpan oleh pihak Bank. Sekarang semua orang simpan di Bank. Saya percaya pihak yang menjalankan bisnes Cloud ini tidak akan sewenangnya mengintai data-data kita. Bagaimanapun, mereka juga perlu buktikan bahawa mereka ini jujur dan mampu provide good security pada data kita, kalau mereka yang tidak intai, mungkin orang lain yang ceroboh dan intai.

Apabila dan ada beberapa cloud storage yang dah ready built in dalam device kita, mulalah kita memikirkan nak guna yang mana satu. Jika di lihat di internet, ada pelbagai website yang memaparkan review berkenaan ketiga-tiga cloud storage ini iaitu Google Drive, One Drive dan Dropbox. Icloud jarang dibandingkan kerana ianya eksklusif untuk Apple.

Perlu diingat kekurangan utama kesemua cloud storage ini ialah anda perlukan akses internet untuk mencapai data-data didalamnya kecuali jika anda sememangnya tahu anda akan berada di satu kawasan yang tiada akses internet, maka anda akan download data yang anda inginkan terlebih dahulu sebelum ke kawasan yang tiada akses internet. Zaman sekarang ini di Malaysia, hampir kesemua tempat ada akses internet samada wired, wireless atau mobile. Yang berbeza adalah speed. Ketika saya berbengkel minggu lepas, saya perlukan satu katalog yang rare dan sukar dicari. Untuk kembali ke ofis mendapatkan online catalog yang tersimpan di PC saya  adalah satu pembaziran masa dan tenaga, lalu saya download katalog tersebut dari Google Drive saya, Kebetulan pula, saya memang tidak pernah terfikir untuk upload katalog tersebut sebelum ini tetapi oleh kerana saya ada email katalog ini kepada rakan saya dan size katalog ini hampir 100MB, secara automatik Gmail upload ke Googe Drive saya dan rakan saya hanya perlu download menerusi link yang diberi. Katalog tersebut remains in my Google Drive sehinggalah saya delete, dan saya tidak delete kerana saya tidak sangka ianya diupload secara automatik ke Google Drive saya. Nasib baik, kerana saya tidak perlu kembali ke ofis, hanya download dari Google Drive ke dalam handphone saya dan oleh kerana saya berada di kawasan 4G LTE, ianya mengambil masa yang singkat untuk download.

Kisah One Drive pula ialah ketika saya beli A7 2016 saya dua minggu lepas, saya login ke One Drive saya dan rupanya selepas itu One Drive saya backup secara automatik segala gambar-gambar yang saya ambil menerusi camera phone saya. Ini juga salah satu sebab dimana kita ada baca posting viral gambar pencuri Iphone ditangkap selepas pencuri lupa nak deactivatekan automatic photo backup di iCloud. 

Ada banyak artikel di internet yang menceritakan tentang kebaikan setiap cloud services ini mainly comparison between Google Drive, One Drive and Dropbox. Saya tidak mahu ulas mengenai artikel-artikel ini tetapi segala perbandingan memberi tumpuan kepada storage size available for Free dan Berbayar serta jumlah bayaran per month atau per annum. 

Bagi diri saya, saya lebih kepada services yang memang sedia ada dalam device saya, contohnya Google Drive dan One Drive ada pada A7 2016 saya, kalau saya rasa nak share with rakan-rakan lain, saya gunakan Google Drive, kalau nak share electronic data bersama wife saya, saya gunakan Google Drive kerana Note nya tiada One Drive. Kalau saya menaip menggunakan MBA saya, saya upload pada iCloud. Ini semua lambat laun akan mewujudkan masalah kerana jika saya mahu data A, saya terpaksa memikirkan di Cloud yang manakah saya simpan data tersebut. Yang pasti sehingga entri ini ditulis, saya tidak dapat akses iCloud menggunakan Android walaupun saya cuba akses guna browser. Apa-apa pun, so far, penggunaan saya banyak kepada Google Drive kerana ia boleh dibuka menggunakan pelbagai peranti yang saya gunakan terutamanya smartphone saya yang sentiasa mobile di mana-mana. iCloud biasanya mengandungi artikel-artikel saya kerana saya biasanya menggunakan MBA untuk menaip. 

Pengalaman saya, iCloud sedikit berat, Google Drive dan One Drive lebih 'ringan'. Mungkin dikemudian hari ianya menjadi terbalik pula, technology always change. Cuma sejak sekian lama menggunakan teknologi internet sejak tahun 90-an, agak sukar untuk saya percaya benda-benda ini akan kekal lama. Ada kemungkinan, saya terpaksa melakukan proses migrasi jika salah satu dari cloud services ini tutup. Yang bertahan lama setakat ini adalah email services, itupun tengok pada provider.